Datenschutz

Datenschutzhinweise und Nutzungshinweise für COMPLEXITY INSIGHTS · Version 2026-11.8

Verantwortlich

INGENION Management Partner GmbH
Westerwaldstraße 5
D-65555 Limburg an der Lahn
Vertreten durch die Geschäftsführung: Christian Hölzenbein, Michael Kunz
Telefon: +49 6431 90 91 035

Kontakt für Datenschutzfragen: info@ingenion-partner.com · Impressum

Worum es geht

COMPLEXITY INSIGHTS ist eine Plattform für Befragungen, Kultur-Interviews und Workshops in Organisationen. Sie ist so gebaut, dass Ergebnisse nur für Gruppen sichtbar werden, nie für einzelne Personen.

Teilnehmende mit persönlichem Link

• Name und E-Mail-Adresse stellt die Moderation bereit (z. B. aus einer Kontaktliste). Sie liegen nur verschlüsselt in einem getrennten Speicher und werden nur genutzt, um die Einladung zu verschicken.
• Antworten werden ohne Name und E-Mail gespeichert, nur unter einer zufälligen Kennung (Pseudonym), die je Initiative neu vergeben wird. Auswertungen und Protokolle enthalten nur solche Kennungen.
• Ergebnisse werden nur für Gruppen ab mindestens 3 Personen gezeigt. Freitexte aus Befragungen erscheinen erst ab 8 Antwortenden wörtlich.
• Vor der ersten Antwort bestätigst du diese Hinweise. Gespeichert werden dabei nur deine Kennung, der Zeitpunkt und die Version der Hinweise.
• Rechtsgrundlage: [bitte prüfen, z. B. Einwilligung oder berechtigtes Interesse des Auftraggebers]

Teilnehmende mit Zugangscode

Wer mit einem Zugangscode teilnimmt, bleibt anonym: Die Plattform fragt weder nach Namen noch nach E-Mail-Adresse. Antworten werden wie oben unter einer zufälligen Kennung gespeichert.

Freiwillige Namen in Workshops

In Workshops kannst du bei Maßnahmen freiwillig deinen Namen angeben, wenn du Verantwortung übernimmst oder mitwirkst. Der Name erscheint neben deinen Zusagen, im Protokoll und in der Dokumentation des Workshops. Ideen, Stimmen und Kommentare bleiben anonym. Die Moderation kann Namen auf Wunsch entfernen; mit der Initiative werden sie gelöscht.

Nutzer mit Konto (Moderator, Viewer)

Für ein Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Prüfwert), dazu freiwillig Funktion, Telefon, Kurzprofil und Profilbild, die Sprache und die Zeitzone. Wir speichern außerdem, wann du diese Hinweise bestätigt hast. Du kannst dein Konto im Profil jederzeit selbst löschen.

Feedback zur Plattform speichern wir mit deinem Namen und der Seite, von der du es sendest. Ein angehängtes Bild sehen nur die Plattform-Admins; es wird gelöscht, sobald das Feedback erledigt ist.

Support-Zugang

Die Plattform-Admins sehen eine Initiative nur, wenn ein Moderator der Initiative das vorher erlaubt hat. Die Erlaubnis gilt eine Stunde und lässt sich jederzeit beenden. Im Support-Zugang lässt sich nur ansehen, nichts ändern: Stand, statistische Auswertung und Berichte, mit derselben Mindestgruppengröße wie für Moderatoren. Teilnehmerliste, Namen, E-Mail-Adressen und einzelne Antworten bleiben verborgen. Jede Erlaubnis und jede aufgerufene Seite wird im Audit des Projekts protokolliert (nur Kennungen, keine Inhalte).

Für den Betrieb zählen wir außerdem Seitenaufrufe, Fehler und Antwortzeiten je Stunde, ohne Adressen, Konten oder IP-Adressen; diese Zahlen löschen wir nach 30 Tagen.

Pakete und Bezahlung

Für dein Paket speichern wir auf der Plattform nur: welches Paket du gebucht hast, Status und Laufzeit (Test, Kündigung), hinzugebuchte Moderatoren, Initiativen, Teilnehmende und Zusätze, eingelöste Promo-Codes sowie Zählwerte zur Nutzung (Anzahl Initiativen und Teilnehmende, nie Inhalte oder Namen von Teilnehmenden).

Die Bezahlung (Kreditkarte, PayPal) und die Rechnungen wickelt der Zahlungsdienstleister Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Dafür erhält Stripe die Angaben zur Bestellung: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, bei Firmen Firmenname und optional die Umsatzsteuer-ID sowie die Zahlungsdaten. Diese Angaben speichern wir nicht selbst; auf der Plattform liegt nur die Kundennummer bei Stripe. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten; [Rechtsgrundlage der Übermittlung, z. B. EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln, und Auftragsverarbeitungsvertrag bitte ergänzen]. Teilnehmende und ihre Antworten erreichen Stripe nie.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags; Rechnungen bewahren wir bzw. Stripe so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt [Fristen bitte prüfen, in der Regel 8 bis 10 Jahre].

Dateien und Links im Pathfinder

Im Pathfinder planen Moderatoren die Schritte bei einem Kunden als Roadmap. Hochgeladene Dateien (z. B. Präsentationen, PDF, Word, Excel, Bilder, je höchstens 20 MB) und Links speichern wir in der Datenbank der Plattform beim Projekt; sie sind Teil der täglichen Sicherung. Sehen können sie nur die Moderatoren und Viewer des Projekts, Teilnehmende nie. Bitte ladet keine Daten von Teilnehmenden hoch (z. B. Namenslisten oder einzelne Antworten). Die Dateien werden nicht auf Viren geprüft; die Plattform nimmt nur die genannten Dateiarten an und erkennt sie am Inhalt, nicht am Namen. Eine Datei ist sofort gelöscht, wenn ihr Schritt oder die Roadmap entfernt wird, sonst mit der endgültigen Löschung des Projekts. Das Protokoll vermerkt nur Art und Größe einer Datei, nie ihren Namen. Links (z. B. zu SharePoint) öffnen sich in einem neuen Fenster beim jeweiligen Anbieter; dort gelten dessen Anmeldung und Datenschutzhinweise.

Startet die Moderation eine Roadmap als Ablauf, nehmen Teilnehmende mit einem Zugangscode für die ganze Roadmap teil. Jeder Schritt ist eine eigene Initiative mit eigenem Pseudonym: Die Antworten einer Person werden über die Schritte hinweg nicht zusammengeführt, auch nicht in der Auswertung. Welche Schritte eine Person schon gemacht hat, merkt sich nur ihr eigener Browser für die Dauer der Sitzung; auf der Plattform wird diese Verbindung nicht gespeichert. Unterlagen einer Roadmap sehen Teilnehmende nur, wenn die Moderation sie freigibt.

Lädt die Moderation dich persönlich zu einer Roadmap ein, bist du in jeden Schritt eingeladen wie zu einer Initiative: deine E-Mail-Adresse liegt verschlüsselt, getrennt von den Antworten, je Schritt mit eigenem Pseudonym. Du bekommst eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Welche Schritte zu dir gehören, ist mit einem Schlüssel verschlossen, der nur in diesem Link steckt; ohne ihn kann auch die Plattform die Schritte nicht zusammenführen. Eine neue Einladung ersetzt den alten Link.

Protokoll

Wichtige Vorgänge (z. B. Einladungen, Freigaben, Löschungen, Bestätigungen dieser Hinweise) werden in einem fälschungssicheren Protokoll festgehalten. Es enthält nur Kennungen, Pseudonyme und Prüfwerte, keine Namen und keine E-Mail-Adressen.

Cookies und externe Dienste

Die Plattform setzt nur technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung bzw. Teilnahme, zum Schutz von Formularen, für Sprache und Zeitzone. Es gibt keine Tracker, keine Werbung und keine Inhalte von fremden Servern (auch Schriften und Symbole liegen auf der Plattform selbst).

KI-Unterstützung

Für Berichtsentwürfe kann eine KI genutzt werden. Sie erhält nur fertige Kennzahlen und Freitexte, aus denen Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorher entfernt wurden. Jeder Entwurf wird von einer Beraterin oder einem Berater geprüft und freigegeben. Anbieter: [bitte ergänzen, sobald ein KI-Anbieter angebunden ist].

Hosting und E-Mail-Versand

[Hosting-Anbieter, Standort der Server und E-Mail-Dienstleister, bitte ergänzen]

Speicherdauer und Löschung

• Name und E-Mail-Adresse von Teilnehmenden werden gelöscht, sobald die Moderation die Person oder die Initiative löscht, spätestens [Frist, bitte ergänzen].
• Eine gelöschte Initiative kann 7 Tage lang wiederhergestellt werden; danach werden alle Identitäten endgültig vernichtet. Die Antworten bleiben ohne jeden Personenbezug gesperrt erhalten.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an die oben genannte Kontaktadresse oder an die Moderation. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Nutzungshinweise für Moderatoren und Viewer

• Lade Kontakte nur hoch, wenn der Auftraggeber dazu berechtigt ist und die Personen über die Teilnahme informiert sind.
• Ergebnisse sind vertraulich. Gib sie nur an Personen weiter, für die sie bestimmt sind, und versuche nie, Antworten einzelnen Personen zuzuordnen.
• KI-Entwürfe sind Vorschläge: Prüfe sie vor der Freigabe auf Richtigkeit.
• Halte deine Zugangsdaten geheim und melde Auffälligkeiten an info@ingenion-partner.com.

Pakete, Test und Kündigung

• Pakete werden monatlich bezahlt und können jederzeit zum Monatsende gekündigt werden; die Kündigung lässt sich bis dahin zurücknehmen. Ein Wechsel des Pakets gilt sofort.
• Der Test dauert 10 Tage, einmal je Konto. Wird er nicht vorher unter Mein Paket beendet, geht er automatisch in das Paket Starter über (Preis laut Preisseite).
• Grenzen eines Pakets (Initiativen im Monat, Teilnehmende je Initiative, Moderatoren) sperren nie die laufende Teilnahme; ist eine Grenze erreicht, ist nur keine neue Initiative möglich, bis dazugebucht oder gewechselt wird.
• Für Privatpersonen gelten die gesetzlichen Widerrufsrechte [Belehrung und Muster-Widerrufsformular bitte ergänzen]. Es gelten ergänzend die AGB [bitte ergänzen].

Verfügbarkeit und Haftung bei System- und Plattformausfällen

• Der Betreiber stellt die Plattform mit der Sorgfalt bereit, die nach dem Stand der Technik üblich ist. Eine bestimmte Verfügbarkeit oder eine unterbrechungs- und fehlerfreie Nutzung wird nicht zugesichert. Störungen und Ausfälle können insbesondere durch Wartungsarbeiten, Störungen bei Hosting-, Netz- und Telekommunikationsanbietern, Überlastung, Angriffe Dritter, höhere Gewalt sowie durch die technische Ausstattung, Netzwerke und Endgeräte vor Ort entstehen.
• Der Einsatz der Plattform bei Veranstaltungen, insbesondere bei Live-Workshops, Präsentationen und Events, erfolgt in eigener Verantwortung und auf eigenes Risiko des Anwenders. Der Anwender trägt das Risiko, dass die Plattform während einer Veranstaltung ganz oder teilweise nicht zur Verfügung steht, und sorgt selbst für geeignete Ausweichlösungen, zum Beispiel einen Ablauf ohne Plattform, die Sicherung von Zwischenständen und die rechtzeitige Dokumentation als PDF.
• Für Schäden und Aufwendungen, die durch System- und Plattformausfälle entstehen, haftet der Betreiber nicht, insbesondere nicht für vergebliche Aufwendungen, Ausfall- oder Ersatzkosten von Veranstaltungen, Reise-, Raum- und Personalkosten oder entgangenen Gewinn.
• Unberührt bleiben die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aus einer übernommenen Garantie. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Anwender regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
• Abweichende Regelungen in einem gesonderten Vertrag mit dem Betreiber, zum Beispiel zu Verfügbarkeit oder Service-Leveln, gehen diesen Hinweisen vor.

Schutzrechte an Software, Methoden und Inhalten

• Die Software, ihr Aufbau und ihre Gestaltung, die Instrumente mit ihren Fragen, Skalen und Auswertungsregeln sowie alle Texte, Grafiken und Berichtsvorlagen sind urheberrechtlich und als Geschäftsgeheimnis geschützt. Inhaber aller Rechte: INGENION Management Partner GmbH.
• Dein Konto berechtigt dich nur, die Plattform für die vereinbarten Projekte zu nutzen. Alle übrigen Rechte bleiben beim Inhaber.
• Nicht erlaubt ist, die Plattform, ihre Instrumente oder Teile davon zu kopieren, nachzubauen, zu verändern, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder für eigene oder fremde Angebote zu verwenden, auch nicht in Auszügen, als Sammlung von Bildschirmfotos oder über automatisierte Abfragen.
• Ergebnisse und Berichte dürfen im vereinbarten Rahmen beim Kunden genutzt werden. [Nutzungsrechte an Ergebnissen, bitte ergänzen.]
• Verstöße können zur Sperrung des Kontos sowie zu Ansprüchen auf Unterlassung und Schadensersatz führen.